Creando Conexiones: Elaborando Guiones de Correo de Voz para Prácticas de Terapeutas

 La importancia de los mensajes de correo de voz

El correo de voz es la primera línea de comunicación entre tu práctica y potenciales o actuales clientes cuando no puedes atender sus llamadas. Un mensaje claro y profesional puede marcar la diferencia entre causar una buena impresión o una mala. Es crucial que el mensaje comunique la calidad del servicio que ofreces y brinde al cliente una sensación de confianza y amabilidad.

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 Estructura y contenido de los guiones

Para crear un guion de correo de voz efectivo, este debe ser breve, claro y fácil de entender. A continuación, se presentan algunos elementos esenciales a incluir:

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1. Saludo y presentación: Comienza con un saludo amigable e identifica el nombre de tu práctica. Ejemplo: "Gracias por llamar a [Nombre de la práctica]."

2. Motivo de la llamada: Explica de forma breve por qué no puedes atender en ese momento. Ejemplo: "En este momento, estamos atendiendo a otros clientes."

3. Instrucciones: Indica al cliente qué hacer a continuación. Ejemplo: "Por favor, deja tu nombre, número de teléfono y un breve mensaje. Intentaremos devolverte la llamada lo antes posible."

4. Horarios de atención: Si es relevante, informa sobre el horario de atención de tu práctica. Ejemplo: "Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 8 a 17 horas."

5. Agradecimiento: Agradece al cliente por su paciencia. Ejemplo: "Gracias de nuevo por llamar. Que tengas un buen día."

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 Mensajes para diferentes situaciones

 Mensajes para cuando los terapeutas están ocupados

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Mantener al cliente informado y ofrecerle opciones es fundamental cuando todos están ocupados. Un ejemplo de guion sería:

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"Gracias por llamar a [Nombre de la práctica]. Actualmente, el tiempo de espera para comunicarse con un terapeuta es de más de 30 minutos. Te pedimos que dejes tu nombre, número de teléfono y un breve mensaje. Intentaremos devolverte la llamada lo antes posible. Gracias de nuevo por comunicarse. Que tengas un buen día."

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 Mensajes fuera del horario laboral

Es fundamental informar a los clientes sobre los horarios de atención y ofrecer alternativas para contactar a la práctica. Un guion adecuado sería:

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"Hola, has contactado a [Nombre de la práctica]. Nuestras oficinas están cerradas. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 8 a 17 horas. Por favor, deja tu mensaje junto con tu nombre y número telefónico. Nos pondremos en contacto contigo pronto. Gracias y que tengas un buen día."

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 Mensajes interactivos

Los menús interactivos pueden guiar a los clientes hacia distintas opciones. Por ejemplo:

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"Gracias por llamar a [Nombre de la práctica]. Por favor, selecciona una de las siguientes opciones de menú: Para atención al cliente, pulsa 1. Para información sobre citas y horarios, pulsa 2. Para identificarte con un terapeuta, pulsa 0. Para repetir este menú, pulsa el botón de inicio."

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 Consideraciones culturales y lingüísticas

Es fundamental adecuar los guiones a la cultura y el idioma de tus clientes, especialmente si tu práctica está ubicada en América Latina. Aquí un ejemplo:

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"Hola, has contactado a [Nombre de la práctica]. Agradecemos tu interés en nuestra práctica y estamos emocionados por la posibilidad de atenderte. En este momento estamos atendiendo a otro cliente. Tu llamada será atendida en breve, por favor mantente en línea. Valoramos tu interés en nuestros servicios."

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 Estrategias de implementación y mantenimiento

Una vez que hayas desarrollado tus guiones, es crucial implementarlos de manera efectiva y mantenerlos actualizados. Asegúrate de que los mensajes estén alineados con los cambios en horarios de atención, números de contacto y cualquier otra información relevante:

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- Uso de una voz profesional: Considera contratar a un locutor profesional para grabar los mensajes. Esto puede mejorar la percepción de tu práctica y atraer más clientes.

- Actualizaciones frecuentes: Revisa y actualiza tus mensajes periódicamente para garantizar que la información que brindas sea precisa y pertinente.

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