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Históricamente la evolución tecnológica nunca ha sido adoptada rápidamente por la sociedad. Un ejemplo fue la aparición del teléfono móvil o celular, marcada por gran escepticismo y temor. En el ámbito de la salud, el software médico, que fue introducido hace ya algunos años tuvo el mismo destino, sin embargo, poco a poco ha evolucionado y se ha adaptado a los cambios y tendencias de nuestros tiempos.
Sin embargo, antes de adentrarnos al software médico repasemos brevemente la adaptación que los consultorios médicos tuvieron con la tecnología. En este contexto podemos encontrar aquellos que nombramos “tradicionales” con una o dos recepcionistas en un espacio compartido, donde podíamos encontrar archiveros de tres o hasta cinco cajones que contenían los historiales médicos: folders, hojas de notas, exámenes clínicos etc. No existía una sola computadora, sólo una o dos líneas telefónicas fijas, y en el mejor de los casos contaban con un fax. Irónicamente, también esto es lo que podíamos hallar en un hospital de primer nivel, en un consultorio personal e incluso en el centro de salud más innovador de aquel entonces.
Tiempo después, entraron al mercado los primeros softwares médicos cuyo costo era elevado, algunos de ellos difíciles de instalar en las primeras computadoras, provocando resistencia y rechazo del personal y por supuesto de los propios profesionales de la salud.
Un tiempo después con el boom tecnológico, aparecieron diferentes tipos de softwares para atender diversos objetivos. Así como un ejecutivo de oficina usa diversos programas para distintos propósitos, del mismo modo en los últimos años podemos encontrar diversas opciones de software médico en el mercado, con distintas soluciones y usos, ahorrándole a los profesionales cientos de horas al año en comparación con aquellos procesos manuales. Horas que podrían destinarse para la atención a los pacientes o creación de citas, disminuyendo las cansadas llamadas de recordatorios.
Hoy en día, la versatilidad del software para consultorio utilizado en prácticas clínicas tiene innumerables dimensiones, es algo totalmente sorprendente, abarcando todos los aspectos de la labor clínica, la administración, los sistemas de respaldo y el marketing médico de consultorio. En este artículo vamos a enumerar los diferentes tipos de software médicos que existen hoy en día, así como aquellos que improvisadamente se han adoptado para esta gestión.
Software de gestión general adaptado a la práctica clínica
Uno de los objetivos de cualquier actividad administrativa es poder hacer más con menos, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. Sin embargo, no cualquier sistema de gestión es totalmente adaptable y adecuado a la funcionalidad médica.
Entre algunos de los softwares de gestión adoptados a las prácticas clínicas actuales se encuentran:
a) Calendarios de Google, Outlook y Yahoo. Usados por el personal de recepción para buscar y administrar todos los espacios de citas.
b) Whatsapp, Telegram, SMS y correo electrónico. Con estos softwares el personal de salud puede crear flujos de trabajo que le permiten enviar mensajes o recordatorios a sus pacientes.
c) Excel, Word y Bloc de notas. Con una computadora en mano, es fácil poder crear una hoja de registro de pacientes y un archivo de notas libres con toda la información necesaria misma que puede ser almacenada en nuestro equipo de cómputo.
d) Zoom Google Meet, y Teams. Si las consultas tienen que llevarse a cabo a distancia, estos softwares de videoconferencia acortan la distancia al sentarse cara a cara frente al paciente mediante una transmisión-video en vivo.
Software de facturación
Este es uno de los más importantes para cualquier negocio o compañía, y por supuesto es un elemento a sumar a la práctica médica. Con un sinnúmero de codificaciones legales e integradas, el profesional de la salud puede seleccionar el código que mejor se adapte a su situación fiscal y el personal de recepción podrá empezar a emitir facturas electrónicas, enviárselas a los pacientes y de esta manera liberarse del complicado proceso de facturación.
Software para registros médicos – Expediente clínico electrónico
Estos programas fueron los pioneros, haciendo que los registros clínicos de los pacientes no solo sean más estandarizados, sino más accesibles.
Algunos de estos, integraron la CIE-10. Incluso los hospitales que necesitaban una codificación de software avanzada pudieron simplemente seleccionar la clasificación a través de una guía de diagnóstico al más alto nivel de especificidad. En estos días, existen plantillas personalizables para las prácticas clínicas que requieren de grandes elementos.
Cabe señalar la importancia del alojamiento de la información y el proceso de cómputo basado en la nube, que permite una mayor seguridad y una fácil conexión con fuentes externas o complementarias de servicio en la consulta médica.
Software para recetas/prescripción electrónica
La tecnología en las recetas electrónicas ha transformado la manera en que los médicos prescriben tratamientos. En primer lugar, ofrecen una mayor transparencia al proceso de prescripción, lo que reduce considerablemente la falsificación y resuelve los problemas asociados a la dificultad de lectura de las recetas en papel.
Las recetas electrónicas sirven como una herramienta para mejorar el cuidado de los pacientes, actuando como un vínculo eficaz entre el mundo convencional de los registros en papel y el universo de los registros clínicos electrónicos. Algunas de ellas ofrecen la posibilidad de prescribir estudios médicos o pruebas de laboratorio específicas, que posteriormente se envían electrónicamente a las farmacias para su surtimiento a través de intermediarios de alguna red.
Software de telemedicina
Recientemente, la pandemia desempeñó un papel significativo en el aumento de las consultas mediante video en vivo, aunque algunos expertos sostienen que su aumento sólo se debió a dicha crisis.
Los programas de telemedicina ofrecen una gama de funciones que incluyen videoconferencias, salas de espera virtuales, chats de video en tiempo real, acceso desde múltiples dispositivos, capacidad para conectar con varios participantes y servicios de traducción de idiomas, entre otras características.
Estos sistemas representan una herramienta valiosa para los profesionales de la salud que tienen agendas de consulta ocupadas y que no pueden desplazarse con regularidad de un lugar a otro.
Software para la reputación médica.
Estos son los softwares más recientes e innovadores en la actualidad. Entre sus características destacan la gestión de pacientes y la administración del marketing médico.
Al igual que en muchos otros ecosistemas, todo empezó hace unos años con la página web, una gran vía para conectar con pacientes y “comprometerlos” para agendar una visita. Un paciente comprometido es un gran defensor de su práctica clínica y de su reputación. Al tener una página web, un consultorio médico puede ofrecer diversos puntos de contacto conectados a sus herramientas de gestión actuales.
Una presencia en línea fuerte puede ayudar a mejorar su reputación. Las redes sociales y las reseñas en línea insertadas en programas como Google Perfil Mi Negocio apoyan ese objetivo. Si desea conocer más puede visitar este artículo:
Cómo hacer marketing médico: Google Perfil Mi Negocio
La administración de su reputación puede hacerse con un software avanzado de gestión de pacientes, que incorpora el marketing médico en sus tareas diarias de atención y/o recepción, así como lo hacen sus marcas favoritas. Por ejemplo, con una base de datos segmentada de pacientes, el programa puede accionar diversas funciones como el envío de amables recordatorios de citas, seguimientos a vacunas, exámenes médicos de rutina, saludos navideños o de cumpleaños, etc., todos ellos lanzados automáticamente desde un canal como el correo electrónico hasta uno de mensajería instantánea.
Software para gestión de pacientes y marketing médico.
GalenX es un software de consultorio para la gestión de sus pacientes y marketing médico, la plataforma basada en la nube combina muchas funcionalidades que le permitirán una gestión sin fricciones. Está diseñado para profesionales de la salud independientes que recién empiezan y para pequeñas clínicas que atienden una diversidad de pacientes. Tenga o no, personal administrativo que lo apoye podrá sacar grandes ventajas para crecer su práctica profesional mediante el servicio al cliente (paciente).
Agenda de extremo a extremo. Aprovechando el concepto de multicanal en marketing no sólo puede crear una cita inmediatamente, también puede programar y automatizar recordatorios vía whatsapp, sms o email. Su paciente podrá confirmar la cita con un sólo click, haciendo su práctica clínica más eficiente, reduciendo así las cancelaciones.
Registro de pacientes en línea. Una funcionalidad que el personal de recepción ama, ya que los pacientes cómodamente pueden ingresar sus datos de registro desde cualquier lugar. Su práctica clínica ahorrará horas al año que pueden ser utilizadas para responder preguntas de sus pacientes, llenar espacios de citas vacíos etc.
Registros de consulta y estadísticas. El éxito en el crecimiento de cualquier negocio es la habilidad de retener pacientes y el primer paso es conocer el número de veces que visitan su consultorio, así como la información que puede ser proporcionada antes y después de la consulta. Entre más datos de sus operaciones diarias tenga, más podrá hacer para mejorarlas, de esta manera, usted podrá tomar las mejores decisiones.
Marketing promocional. Gracias a la multicanalidad, el software de marketing médico y productividad es una herramienta que puede ayudarlo a dos cosas fundamentales, a) crecer su “venta” con pacientes actuales b) recuperar pacientes del pasado y hacerlos regresar. Las características integradas de email y mensajes de GalenX le ayudan precisamente a eso, ahorrándole horas de trabajo.
Administración de la reputación en línea. Cada vez más, la satisfacción del paciente se está convirtiendo en un rol importante para los médicos, incluso empieza a impactar los ingresos directamente. Una fracción son las reseñas en Google o Facebook, un arma de doble filo, pero excelente para promover su consulta. Muchos negocios en todo el mundo las utilizan para atraer nuevos clientes e incrementar su reputación.
Investigación de mercado. Este tipo de investigaciones podría tener muchas variantes, la plataforma de GalenX le ofrece herramientas simples de usar y a la vez muy poderosas para que pueda recopilar los datos de satisfacción en diversas áreas de atención al paciente que visualizará en tendencias y estadísticas.
Gestión de facturación para profesionales de la salud. Las aplicaciones típicas de facturación ofrecen un sinnúmero de configuraciones y subconjuntos de códigos fiscales. Pero esta plataforma lo simplifica y toma solo lo necesario para emitir facturas CDFI 4.0 relacionadas a la consulta, reduciendo la posibilidad de errores.
Micrositios web de contacto. La base para una presencia en línea es una página web, donde sus pacientes actuales y futuros pueden empezar a interactuar. Una página web es un establecimiento virtual que permite tener un gran nivel de personalización, muchas páginas internas y configuradas para diferentes propósitos. Un micro sitio es un establecimiento virtual pequeño donde, en un solo lugar, se puede colocar información específica para un propósito en particular (por ejemplo que lo contacten). No requiere de un mantenimiento profundo a diferencia de una página web. Cuando un profesional recién empieza no es necesario tener un complejo sitio web, soluciones en el mercado, como una página en redes sociales pueden ayudar, sin embargo, no están diseñadas para favorecer el primer contacto del paciente en el mundo de la salud. La plataforma GalenX le ofrece una solución sencilla y poderosa basada en un micro-sitio web con hasta 7 formas de contacto digital, todas ellas integradas a sus recursos ya existentes.
Conozca más de GalenX
¿Cómo evaluar los diferentes niveles de precios de software de consultorio médico?
Dentro de la amplia gama de aplicaciones disponibles en la categoría de software para consultorios médicos, los precios varían considerablemente. Existen algunas preguntas esenciales que hay que hacerse para una mejor evaluación de los mismos.
- ¿Puedo escalar el software según crece la consulta?
- ¿Se requiere un pago mensual, semestral o anual por el software?
- ¿Algunas funciones requieren un gasto adicional para activarse?
- ¿Cómo impacta el número de pacientes en el costo del software?
- ¿Hay actualizaciones periódicas ya incluidas o es un software sin cambios?
- ¿El precio se ve influenciado por el número de usuarios que utilizarán el software?
- ¿Las características y funcionalidades son a demanda o limitadas en algún punto?
- ¿Hay algún cargo extra por el almacenamiento que cumpla con ciertos estándares?
- ¿Existen costos adicionales asociados con las actualizaciones periódicas del software?
- ¿El precio se modifica en función del número de computadoras/dispositivos utilizados?
Para poder evaluar estas preguntas considere los siguientes modelos de uso y pago para cada alternativa:
Precios de subscripción. Mensuales, semestrales y/o anuales son la categoría más popular de los software de consulta médica basados en la nube. Los consultorios generalmente pagan una cantidad mensual y muchas veces depende del tamaño de la consulta que administran más las capacidades necesarias.
Precios de servicios alternos o integrados. Un elemento en la ecuación de precios sucede cuando un software de estos proporciona servicios de terceros o integrados en donde el usuario tiene acceso a funcionalidades que le son familiares. Ante esto es importante evaluar el uso (bajo, medio o alto) que se le dará a dicho servicios y compararlo con la oferta presentada, de esta manera es posible obtener un producto más flexible según temporalidad, crecimiento o incluso una pausa temporal.
Precios por actualizaciones. Además, existen esquemas de precios por descargas únicas, pudiendo ser en tiendas de aplicaciones de Apple o Google Play hasta adquisiciones de software convencionales, donde se compra el software con un solo pago, se instala en su equipo y paga por las actualizaciones cuando estas estén disponibles.
¿Qué significa Software Gratis y qué otras categorías hay?
Estas son las aplicaciones más comunes al momento de comparar ofertas de precios.
Gratis. Esta oferta generalmente está ligada a la exploración y uso de las características del programa. La gran ventaja radica en que le permite al usuario familiarizarse con las funciones sin tener la presión de compra por una cuestión de tiempo limitado.
Prueba Gratis. La diferencia con los anteriores es el límite de tiempo, los plazos más comunes oscilan entre 7 y 30 días, después de esto se cierra la puerta si no se selecciona una opción de pago. Cabe mencionar que hay ofertas que al momento de registro solicitan datos de tarjeta de crédito para poder activar dicha prueba gratuita.
Gratis “por siempre”. Seamos sinceros. ¿Qué es gratis para siempre? Si bien estos softwares tienen una oferta inicial atractiva de acuerdo a las capacidades, es importante hacerse preguntas como: ¿Existirá un equipo encargado de darle mantenimiento? ¿Alguna vez incorporarán nuevas funcionalidades? ¿Mis datos están protegidos? ¿Ante una eventualidad a quien puedo dirigirme?
Gratis es bueno, ¿a quien no le gusta? Existen compañías que lo hacen bastante bien ofreciendo productos “gratuitos”, sin embargo, lo importante es evaluar las necesidades de la práctica clínica y los resultados esperados a largo plazo.
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Notas finales
No olvide considerar la duración del compromiso financiero que asume al comprar o suscribirse en el software. En ocasiones, puede requerir la firma de un contrato que lo vincule a un período específico. En otros casos, puede optar por pre-comprar varios meses o incluso un año. Cualquiera que sea la situación, es fundamental revisar la política de reembolsos y el contrato de términos y condiciones en caso de que decida que el software no satisface sus necesidades.
Por último, garantice la plena seguridad de todas las funciones y datos de su consulta, incluyendo el correo electrónico, los archivos digitales, las conversaciones instantáneas, los tableros y los calendarios. La seguridad de sus datos es importante, considere como seguridad física, computadoras portátiles que salen y entran de su oficina, las claves de acceso, el entrenamiento y el compromiso de su personal, entre otras cosas.
Dado el abanico de opciones de software para consultorio disponibles para optimizar la práctica médica de manera eficiente, ¿quién puede afirmar cuál de estos programas es el más sobresaliente? Seguramente usted. Recuerde comparar y revisar las ventajas y desventajas, es probable que un solo software no cubra todas sus necesidades, como lo comentamos al principio, hoy un ejecutivo de oficina usa diversos programas para distintos objetivos. Esperamos que esta guía le haya sido de gran ayuda.
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