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Aunque esa realidad puede variar de país en país, incluyendo las distintas etapas de consolidación en la carrera de cualquier profesional de la salud. Quizá el objetivo final es el mismo: Productividad es la cantidad de resultado obtenido, con el menor recurso invertido eficientemente.
Cualquier proceso, equipo o consultorio médico es capaz de mejorar. Con una revisión recurrente es posible encontrar cuellos de botella y eliminar o reducir pasos que actualmente son innecesarios o poco productivos. Esto es normal que suceda en todos los procesos y la razón no es porque se diseñaron mal cuando estos fueron creados, más bien responde a los cambios que muchas veces nos trae la tecnología.
Revise y empiece adoptando aquellos que son manejables y que le resulten en un impacto positivo a su práctica clínica. Recuerde que entre más información obtenga usted de su consulta privada, mayor será la certeza que ésta le puede brindar para tomar decisiones y empezar.
1 Automatice tanto como pueda. Los tiempos han cambiado y en la actualidad su consultorio no necesita ser una cadena hospitalaria o una empresa multimillonaria que cotice en la bolsa para acceder a esta tecnología. Tome ventaja de los tiempos, revise sus procesos de gestión y trace una ruta de mejora de todos ellos, entre más automatizadas tenga aquellas tareas repetitivas y tediosas, mayor oportunidad tendrá de dedicarle tiempo al crecimiento de su consulta y atención a los pacientes.
2 Mejore la atención al paciente. Su consulta está compuesta por pacientes nuevos y recurrentes. Independientemente de esta mezcla, todos los pacientes buscan una atención adecuada, sin embargo, el tiempo de consulta que necesita un paciente nuevo a uno recurrente es distinto. Si usted está atendiendo un paciente cada 20 minutos sin importar si este es nuevo o recurrente, es probable que necesite una mejora en este proceso. Dedíquele a los pacientes nuevos más tiempo, ellos necesitan conocerlo(a), y establecer una relación de confianza. Programe las visitas en relación a estos factores adecuadamente y manténgase así por un tiempo, después evalúe y haga correcciones. Puede colocar un espacio breve de 5 a 10 minutos por cada tres consultas para recuperar energías, de esta manera usted será más productivo a largo plazo.
3 Tenga folletos de apoyo a la mano. Las dudas generales y repetitivas que tienen los pacientes, podrían estar abrumándolo. Los mensajes de texto abierto y directos a su número celular con estas dudas, ocupan mucho tiempo de su día en contestarse, al igual que las llamadas telefónicas. Prepare uno o varios folletos que pueda tener a la mano, preferentemente de manera electrónica y comuníquele el contenido y el envío de los mismos al paciente, esto reducirá el número de mensajes generales y aumentará la sensación de atención a su paciente. Nota: trate de mantener esos folletos con poca información, es mejor tener muchos materiales con información variada, a tener toda en uno solo.
4 Utilice un buen software de creación de citas. Tenga o no un asistente que le ayude a esta labor, siempre será importante tener un programa adecuado que le ayude a agilizar la creación y comunicación de citas entre sus pacientes. Defina un flujo de trabajo flexible, con espacios para citas. Posteriormente, encuentre un software que le permita gestionar esto. En un mundo digitalizado el mejor flujo de agendamiento es aquel que le permite comunicar la cita creada, programar recordatorios y confirmar asistencia, esto podría derivar en un mayor número de pacientes, una reducción en cancelaciones y un aumento en la productividad e ingresos. Si utiliza un sistema manual, asegúrese de que las personas que lo(a) asisten en la creación de citas, siempre sigan el mismo procedimiento.
5 Agrupe pacientes en el mismo día si le es posible. Quizá pueda ser el caso de su práctica clínica. Por ejemplo, si se trata de una campaña de vacunación y el espacio físico se lo permite, podrá incrementar la productividad de su consulta, agendando todos aquellos pacientes que recibirán la misma vacuna en un horario específico. En esta situación, los pacientes van por un “producto” conocido y esperan salir pronto de su oficina. Ante este escenario usted será más eficiente-productivo y sus pacientes estarán contentos con una visita corta.
6 Contrate personal calificado. Una entrevista de trabajo no le garantiza que el personal que contrató sea el adecuado para usted, pero sí aumenta las probabilidades de serlo. Sea prudente, imite en una escala menor los procedimientos ya establecidos de compañías grandes; pida un currículum, referencias y consiga o escriba una batería de preguntas adecuadas a las necesidades y responsabilidades que usted está solicitando. Antes y durante la entrevista establezca los requisitos y expectativas al candidato. Si es posible, solicité a algún colega que pueda realizar una entrevista por separado. Posteriormente compare los resultados de la entrevista versus los requisitos. Y al final, intercambie opiniones con su colega. De esta manera, aumentará las probabilidades de una buena contratación.
7 Optimice el espacio físico. Todos quisiéramos tener el mejor espacio físico hecho a la medida para la práctica clínica que desempeñamos. Sin embargo, si usted es un profesional que recién empieza o lleva unos años de experiencia, pero aún no tiene el espacio soñado, no se preocupe, esto sucede con mucha frecuencia. El punto aquí es encontrar unas instalaciones adecuadas y adaptarse lo mejor posible. Actualmente, existen compañías que renta espacios de consultorio por semana, día u hora, para que usted pueda llevar a cabo su consulta, permitiéndole flexibilidad operativa, mientras atrae a más pacientes. Si en su ciudad no hay un servicio de estos disponible, siempre podrá buscar la forma de compartir consultorio con colegas. En ambos casos, su agenda deberá ser muy flexible al principio e ir modificándose conforme escala. Seleccione primeramente un mínimo de días y horarios para la atención, sus pacientes potenciales y actuales se sentirán más cómodos para solicitar una cita, conociendo los horarios de funcionamiento. Después, podrá ir ampliando o reduciendo estos conforme sea favorable para usted y sus pacientes.
8 Haga lo importante, no lo urgente. Su lista de pendientes puede ser muy larga o muy corta, y su sensación de tener un día productivo podría sentirse muy positiva y satisfecha o muy negativa y estresante, dependiendo de la categoría de esa actividad. Si esa lista de actividades cae en la categoría de urgente, es posible que esté experimentando mucho estrés, al contrario de un sentimiento de logro. Indage en todas ellas, quizá algunas de esas actividades las esté realizando por obligación y no por conveniencia. Organice sus actividades conforme a sus metas, y no deje que lo importante se transforme en urgente, si tiene que decidir entre hacer o dejar de hacer algo, introduzca en esa decisión el impacto que puede tener a largo plazo esa actividad. Dedique su tiempo a actividades importantes y no urgentes, como aquellas que le harán crecer su consulta, ser más productivo y estar mejor capacitado(a).
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9 Utilice un software de gestión de pacientes. GalenX es un software de consultorio para la gestión de sus pacientes y marketing médico, la plataforma basada en la nube combina muchas funcionalidades que le permitirán una gestión sin fricciones. Está diseñado para profesionales de la salud independientes que recién empiezan y para pequeñas clínicas que atienden una diversidad de pacientes. Tenga o no, personal administrativo que lo apoye podrá sacar grandes ventajas para crecer su práctica profesional mediante el servicio al cliente (paciente). Entre sus funciones se encuentra agenda extremo a extremo, que le permite comunicar la cita creada, programar recordatorios y confirmar asistencia, también podrá crear una biblioteca de folletos y tenerlos a la mano para poder envíar directamente a sus pacientes.
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10 Establezca metas de pacientes. Si cuenta con personal o no cuenta con él, no importa. Tener un objetivo le dará un rumbo claro. Una meta de pacientes puede tener diferentes categorías; por ejemplo, “paciente nuevos al mes”, “pacientes satisfechos”, “pacientes recurrentes” etc. Al establecerla, sea específico en la meta, asegúrese que puede medirla, sea realista para alcanzarla, asegúrese de que tenga relevancia e impacto y establezca el tiempo para conseguirla. En caso de tener un equipo, asistente o colega, intégrelos y definan juntos la meta. Según sean sus posibilidades añada un incentivo por alcanzarla.
Finalmente, tómese el tiempo para implementar alguno de estos consejos descritos, agréguele la sustancia mágica: el compromiso. Y verá resultados que aumentarán los ingresos de su consulta y calidad de vida. Sus pacientes se sentirán más contentos y satisfechos con sus servicios.
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