Crear una cita médica es una acción que cualquier persona puede hacer, realmente no hay ciencia elevada para esto. Sólo se necesita anotar en una agenda de papel el nombre del paciente y el asunto de la cita en el espacio de horario indicado. El proceso es el mismo si se realiza de forma digital, solo que en este caso hay que apretar el botón “crear cita”.
Pero, ¿qué pasa después de apretar ese botón o cerrar la libreta de agenda y colgar el teléfono? Lo que esperamos es que el paciente llegué a tiempo. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de que haya retrasos y el paciente no llegue a la hora programada, o peor aún, este nunca se aparezca. Lo que esperamos después de cerrar la agenda es reducir al mínimo las citas perdidas, procurando que se completen con la mayor exactitud posible durante los horarios acordados. En ocasiones, esto puede ser complicado, ya que siempre habrá pacientes retrasados por alguna circunstancia y existirán otros que necesiten ser atendidos de manera inmediata.
Aunque no se pueda controlar la puntualidad de los pacientes. La buena noticia es que existen maneras de poder disminuir estos riesgos y aumentar las probabilidades de tener una agenda exitosa. Con herramientas que permiten tener un flujo de trabajo eficiente, se puede reducir al mínimo los tiempos de espera de la agenda de una consulta médica y de esta manera incrementar la atención al paciente y por consecuencia, los ingresos y rentabilidad del consultorio médico.
Estas recomendaciones le permitirán aumentar el éxito de su agenda de consulta médica.
1 Programar eficazmente. En un principio, le recomendamos encontrar la demanda de citas que tiene su consulta durante el día, esto le permitirá dividir el día en bloques programables o disponibles para sus pacientes y ser más productivo(a) y eficiente con su tiempo, procurando tener la mayor parte del día ocupado(a). El consejo es el mismo, si usted cuenta con dos consultorios en distintos domicilios. Asigne los bloques de programación de acuerdo a sus resultados o proyección de productividad e ingreso por consulta, es decir, compare el bloque designado de ambos consultorios y decida por el más rentable en caso de que estos se empalmen. Quizá esto le tomará tiempo y necesitará flexibilidad al principio para poder discernir entre uno u otro.
¿Qué hacer con el tiempo “muerto” ? Una vez que haya encontrado los bloques con mayor y menor ocupación en su consulta y si tiene personal, ajuste sus horarios para que se encuentren disponibles atendiendo a los pacientes cuando su consulta más lo necesita, permitiéndoles entrar y salir más tarde o más temprano según sea el caso. Quizá se dará cuenta de que hay días en que no requiere del personal.
2 Tenga folletos de apoyo a la mano. Las dudas generales y repetitivas que tienen los pacientes, podrían estar abrumándolo. Los mensajes de texto abierto y directos a su número celular con estas dudas, ocupan mucho tiempo de su día en contestarse, al igual que las llamadas telefónicas. Prepare uno o varios folletos que pueda tener a la mano, preferentemente de manera electrónica y comuníquele el contenido y el envío de los mismos al paciente, esto reducirá el número de mensajes generales y aumentará la sensación de atención a su paciente. Nota: trate de mantener esos folletos con poca información, es mejor tener muchos materiales con información variada, a tener toda en uno solo.
Los beneficios de hacer esto es liberarlo de pequeñas interrupciones de tiempo entre citas, garantizando una mejor atención a los pacientes que se encuentran en su consultorio, reduciendo el impacto que recibe la agenda, provocado por estas pequeñas interrupciones. Así cubrirá con un mejor servicio al cliente (paciente) ambos escenarios.
3 Haga recordatorios y confirmación de citas. Una de las situaciones más costosas tanto para los profesionales de la salud como para los pacientes son las cancelaciones. Tenga un sistema de recordatorios y confirmación de citas. El clásico método usado por la mayoría de los consultorios es tener un asistente que haga ese trabajo, sin embargo, tener esto no es 100% eficaz, porque no funciona para usted las 24 horas del día y los pacientes no están disponibles las 24 horas para contestar una llamada tampoco. Combine el clásico método con un software automatizado de recordatorios y confirmación de cita, especialmente cuando su agenda es muy cargada, esto lo puede hacer cuando tiene poco personal o incluso cuando recién empieza.
4 Utilice un sistema automatizado de seguimiento a consultas. Si la naturaleza de su consulta no es de una sola visita y adiós al paciente, programe un recordatorio de la misma para que su paciente accione una tarea específica, como reagendar una nueva cita cerca de una fecha determinada, hacerse un estudio biométrico, llenar un carnet de paciente, regresar por su siguiente vacuna etc. Incluso puede generar recordatorios para usted o su personal, por ejemplo, comprar el siguiente lote de vacunación, hacer una llamada de seguimiento, revisar los estudios del paciente específico, etc. Con este tipo de gestiones puede tener su agenda de pacientes más ocupada.
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En la guía encontrarás temas importantes como: La primera impresión, el momento de la consulta, redes sociales, agenda en línea, automatizaciones y más.
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5 Cuente con un software de gestión de pacientes. GalenX es un software de consultorio para la gestión de sus pacientes y marketing médico, la plataforma basada en la nube combina muchas funcionalidades que le permitirán una gestión sin fricciones. Está diseñado para profesionales de la salud independientes que recién empiezan y para pequeñas clínicas que atienden una diversidad de pacientes. Tenga o no, personal administrativo que lo apoye, podrá sacar grandes ventajas para crecer su práctica profesional mediante el servicio al cliente (paciente). Entre sus funciones se encuentra agenda extremo a extremo,que le permite comunicar la cita creada, programar recordatorios y confirmar asistencia, también podrá crear una biblioteca de folletos y tenerlos a la mano para poder envíar directamente a sus pacientes.
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6 Tenga una agenda en línea. Gracias a la tecnología, su consultorio puede apalancarse de una agenda en línea que esté disponible las 24 horas del día. Normalmente el tiempo promedio gastado en concertar una cita mediante una llamada telefónica es de 7 minutos. Sin considerar el tiempo invertido en diversos intentos por el paciente para conseguir comunicarse y que usted tenga al personal de recepción disponible justo cuando el paciente llama. Sumar esta función a su consulta médica, le permitirá ofrecerle a sus pacientes futuros o actuales, la posibilidad de pre-agendar una cita y así llenar los “tiempos muertos” de forma automática.
Si quiere conocer un poco más le invitamos a leer nuestro artículo:
Cómo mejorar la consulta médica: Beneficios de agendar en línea
Conclusión
Sea cual sea la situación de agendamiento de su consultorio, siempre puede estar sujeta a mejorar, dedique tiempo a revisar el flujo de agendamiento que actualmente tiene, esta será la mejor forma de abordar su análisis y tener sus primeras conclusiones, posteriormente imagine la nueva situación con alguna de las características descritas arriba.
Finalmente, tómese el tiempo para implementar alguno de estos consejos descritos, agréguele la sustancia mágica: el compromiso. Y verá resultados que aumentarán los ingresos de su consulta y calidad de vida. Sus pacientes se sentirán más contentos y satisfechos con sus servicios.
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