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La palabra eficiencia normalmente viene acompañada por la palabra productividad. Eficiencia, según la plataforma de búsqueda laboral “Indeed”, significa "poder realizar la mayoría de las tareas con eficacia y en el menor tiempo posible”. Por otro lado, productividad según la revista Harvard Business Review en uno de sus artículos la describe como “trabajar inteligentemente y no más tiempo”.
Dentro de estos artículos, podemos encontrar una serie de modelos de operación. Todos ellos coinciden que para ser más productivos y eficientes, las actividades operativas (proceso productivo), se deben medir en pequeñas unidades para asegurar el óptimo funcionamiento de la organización.
En consecuencia, para aumentar la eficiencia y productividad en el entorno de la vida del profesional de la salud y su consulta médica, se deben localizar esas unidades de medida dentro del proceso productivo.
Al principio, no es necesario que mida su productividad de forma estricta, pero tampoco que no la mida del todo, recuerde, lo que no se mide, no puede mejorarse. Aquí exponemos algunos consejos, con hábitos muy prácticos que puede incorporar a su proceso de trabajo, para poder aumentar su productividad y hacer más eficiente su consulta privada.
1) Administrar el tiempo
Es posible que el trabajo que actualmente desempeña, no sea una tarea que pueda empezar y terminar en un corto tiempo, digamos en 10 minutos. En este caso, existe un método que podría ayudarlo a enfocarse, descansar y continuar hasta terminar el trabajo o adelantarlo considerablemente. Pruebe dividir esa larga tarea en intervalos de tiempo de 25 minutos máximo, seguidos de descansos de 5 minutos. Los descansos le ayudarán a despejarse sin disminuir el ritmo que lleva. Es importante apegarse lo más posible a esas duraciones y generar un hábito.
2) Realizar tareas cortas
Dentro de todas las tareas que puede desempeñar en un día, identifique aquellas que son cortas y que toman poco tiempo en completarse. Empezar por éstas, dedicándole sólo el tiempo justo y necesario puede ayudarle a sentirse más productivo. Por ejemplo, si tiene un cúmulo de 10 correos electrónicos para responder y tarda entre 2 o 3 minutos en hacerlo, es mejor dedicarle completamente ese tiempo para finalizar la actividad.
Por el contrario, ¿qué sucede con las tareas que son más largas? El siguiente consejo nos lleva a responder eso.
3) Dividir el objetivo
Existen objetivos a largo plazo que pueden dividirse en tareas cortas. Puede cumplir con esas actividades dentro de pequeños periodos de tiempo. Esto le dará un claro avance hacia esa gran meta. Por ejemplo, si va a tener una presentación en algún congreso médico importante, separe las actividades en investigación, recopilación, ordenamiento, presentación y ensayo, semanal o mensualmente para alcanzar dicho objetivo.
4) Planear y luego priorizar
Si la mayoría de las actividades que tiene son urgentes, es probable que no esté planeando y priorizando objetivamente.
Al igual que usted prioriza para un paciente un tratamiento sobre otro, dependiendo del diagnóstico que realizó y el tiempo de la enfermedad. También lo puede hacer con cada una de las actividades que tiene, si siente que el resultado de esa priorización es el mismo, impidiéndole elegir cuál tarea hacer primero, pregúntese por el impacto en productividad y rentabilidad que tendría una actividad sobre la otra en el largo plazo, esto le ayudará a discernir mejor.
Uno de los ejemplos que podría sonar familiar y que se debería planear y priorizar es la recertificación médica. Si usted conoce las actividades que necesita llevar a cabo con anticipación, es mejor planearlas y no reaccionar de una día a otro. No deje que lo importante se convierta en urgente.
5) Limpiar y ordenar archivos
Limpiar y ordenar el espacio de trabajo le ayudará a concentrarse mejor. Ponga cada cosa en su sitio, deshágase del exceso de papel, conserve sólo los que necesite y busque una solución digital en la nube para el resto. Guarde sus archivos de forma que pueda categorizarlos con etiquetas que a usted mejor le convenga, para que pueda acceder a ellos de forma rápida y ágil.
6) Enfocar la atención
Hacer muchas cosas al mismo tiempo no es productivo. Con esto queremos decir. ¿Realmente una persona puede concentrarse en muchas cosas a la vez? ¿Podría un cirujano operar y extraer un tumor cerebral al mismo tiempo que llenar un historial médico de otro paciente? Probablemente no. La multitarea puede ser dañina y estresante porque divide su atención, dándole una falsa sensación de logro. Mejor enfóquese, y dedíquele el tiempo necesario a cada actividad, si está acostumbrado(a) a realizar muchas funciones a la vez, intente este nuevo método, o aplíquelo a aquellas tareas que tienen un impacto importante en su consulta.
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7) Usar herramientas tecnológicas
La productividad de la consulta médica es una prioridad, en estas circunstancias se antoja que el día duré más, pero esto no es posible. No obstante, existen herramientas de productividad para la consulta médica. Tal es el caso de GalenX, un software de consultorio para la gestión de sus pacientes y marketing médico, la plataforma basada en la nube combina muchas funcionalidades que le permitirán una gestión sin fricciones. Está diseñado para profesionales de la salud independientes que recién empiezan y para pequeñas clínicas que atienden una diversidad de pacientes. Tenga o no, personal administrativo que lo apoye podrá sacar grandes ventajas para crecer su práctica profesional mediante el servicio al cliente (paciente). Entre sus funciones se encuentra agenda extremo a extremo, que le permite comunicar la cita creada, programar recordatorios y confirmar asistencia, también podrá crear una biblioteca de folletos y tenerlos a la mano para poder envíar directamente a sus pacientes.
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8) Ubicar el lugar adecuado
Esto parece más que obvio, pero en ocasiones no lo es. Aunque existen preferencias de comodidad de una persona a otra hablando del lugar de trabajo, piense en el factor de las distracciones. Por ejemplo, si debe completar un informe, escribir o leer un artículo médico importante, ordenar las facturas de su consulta, etc, hacerlo mientras hay niños jugando a su alrededor, o personas viendo el televisor, le puede tomar mucho tiempo o incluso podría cometer un error. Preferentemente, busque un espacio adecuado para hacerlo, ya sea un despacho, su consultorio, una biblioteca etc., usted sabrá cuál es el lugar más conveniente. Sumando esto, también le ayudará a incrementar su productividad y eficiencia.
Finalmente, tómese el tiempo para implementar alguno de estos consejos descritos, agréguele la sustancia mágica: el compromiso. Y verá resultados que aumentarán los ingresos de su consulta y calidad de vida. Sus pacientes se sentirán más contentos y satisfechos con sus servicios.
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